Talvilomaviikot toivat eteen tutun haasteen tavoitettavuudessa ja töiden jaossa. Lomakausien viestintä toistuu joka vuosi, eivätkä ajankohdat juuri heittele. Niistä selviää, kun tekemiselle suo ajatuksen etukäteen.

Edessä ovat tänäkin keväänä pääsiäinen, vappu ja helatorstai. Sitten onkin jo korkea aika järjestää kesälomien sujuva rytmi. Poissaolojen sujuvaan viestintään voidaan luoda rutiineja, jotka muodostuvat nopeasti hyviksi tavoiksi.

Sisäistä ja ulkoista viestintää

Lomakauden viestintä on tärkeää töiden sujumisen ja työhyvinvoinnin kannalta.

Kvaak-Blogi: Sisäistä viestintää

Hyvin suunnitellulla viestinnällä annetaan lomailijoille aikaa rentoutua ja samalla vähennetään töissäolijoiden kuormitusta. Lomapäivää ei tarvitse sotkea asioiden selvittelyllä. Loma tuo voimaa tuleviin koitoksiin. Näin yritys huolehtii niistä kalleimmista resursseistaan, eli ihmisistä.

Harkittu ja taiten tehty viestintä on tärkeää myös asiakastyytyväisyyden ja kumppanuuksien kannalta. Lomakauden viestinnälle suodulle ajalle on tyypillistä, että se maksaa itsensä moninkertaisena takaisin, näkyen työn sujumisena ja suoranaisesti ehkäistyinä vahinkoina.

Sopikaa etukäteen

Viestinnän avuksi voi myös pyytää ammattilaisia. Mediayhtiö Kvaak osaa auttaa ja koordinoida myös lomakauden viestinnän sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Yleisesti, on hyvä miettiä miten edelliset lomakaudet ovat onnistuneet. Mitä tapahtui, mitä pitäisi tehdä toisin? Nopea analyysi yhdessä luo edellytykset onnistumiselle. Joskus koetut epäonnistumiset ja huonot kokemukset kannattaa ottaa oppina.

Ennakointi ja suunnitelmallisuus toimivat. Juuri se oma yhtiö on täynnä asiantuntijoita. On niitä, jotka ovat keskeyttäneet lomiaan ja niitä, jotka ovat etsineet kuumeisesti sijaista hoitamaan yllättävää yhteydenottoa.

Muutama tärppi onnistumiseen

Ennakointi ja suunnittelu ovat onnistumisen edellytys. Alla muutama tärppi, joilla lomakauden suunnittelussa pääsee hyvin alkuun.

• Ole liikkeellä ajoissa: Kiire tulee helposti.
• Sopikaa tuuraukset ja tehkää listoja: On tärkeää, että kaikki tietävät etukäteen, kuka on lomalla ja kuka töissä sijaistaa.
• Selkeät vastuut: Määritelkää selkeästi, kuka hoitaa mitäkin tehtäviä ja miten mahdolliset yllättävät poissaolot hoidetaan.
• Mitä pitää hoitaa, mitä voi lykätä: Keskitytään resurssien mukaan vain kiireellisimpiin tehtäviin ja lykätään vähemmän kiireellisiä asioita loman jälkeiseen aikaan.

Selkeän viestinnän tekijät

Viestinnän sävy: Vaikka huumori on usein paikallaan, on tärkeää huomioida vastaanottajien erilaiset taustat ja kulttuurit. Kaikki eivät vietä pääsiäistä tai joulua. Toisaalta tuskin pieni hymynkare ketään haittaa. Käytä harkintaa, mutta ole rohkea.

Poissaoloviesti sähköpostiin: Viestissä tulisi olla vähintään loman kesto ja sijaisen yhteystiedot. On hyvä sopia yhteinen linja viestien sisällöstä. Esimerkki viestistä on hyvä käydä läpi ja siitä voi lähettää muistutuksen tekijöille ennen loman alkua. On varmistettava, että kaikki ymmärtävät viestin tärkeyden ja merkityksen kokonaisuuden kannalta.

Asiakkaiden ja kumppaneiden informointi: Hyvin viestittynä myös asiakkaat ja kumppanit osaavat varautua poissaoloihin. Lähetettyyn informaatioon kannattaa pyytää tarpeen vaatiessa nopea vastine, jolloin kiireisimpiin asioihin ehditään tarttumaan ennen lomaa.

Apua on tarjolla

Mediayhtiö Kvaak osaa auttaa ja koordinoida myös lomakauden viestinnän sekä sisäisesti että ulkoisesti. Ota yhteyttä ajoissa, selvitetään tarve ja luodaan suunnitelma onnistumisen takaamiseksi.

Mitäs sitten jos käy niin, että lomaviestintä tai sattuneet asiat jättävät jälkipuintia? Mediayhtiö Kvaak osaa auttaa selvittelemään sotkuja viestinnässä. Autamme mielellämme kehittymään myös poikkeustilanteiden viestinnässä.