Tiedonkulussa on parannettavaa jokaisessa talossa. Se ei ole merkki huonosta johtamisesta. Arki on kiireistä, ja tieto kulkee usein reittejä, jotka joskus aikoinaan todettiin toimiviksi. Kun yritys kasvaa, hankkii uusia koneita ja palkkaa uusia ihmisiä, vanhat reitit alkavat ruuhkautua.

Siksi tiedonkulkuun kannattaa tarttua. Kun oikea tieto on oikeilla ihmisillä oikeaan aikaan, se näkyy suoraan taloudessa: odottelua, turhaan tehtyä työtä ja jälkikäteen korjattavia virheitä on vähemmän. Yhtä lailla se näkyy työhyvinvoinnissa ja työturvallisuudessa. Kun ihminen tietää, mitä on tulossa ja keneltä kysyä, hän tekee työnsä rauhallisemmin ja turvallisemmin.

Refimex näyttää suuntaa konepaja-alalla

Refimex Machinery Oy on vuonna 1988 perustettu koneistuksen asiantuntija Mäntästä. Talo sorvaa, jyrsii ja koneistaa vaativia metallikappaleita suuren teollisuuden pitkäaikaisena kumppanina ja hoitaa asiakkailleen tarvittaessa myös varastoinnin ja logistiikan. Tunnuslause #growingtogether kertoo hyvin talon tavasta toimia: asiakkaiden, henkilöstön ja kumppaneiden kanssa kasvetaan yhdessä.

Refimexiä voi hyvällä syyllä kutsua alansa edelläkävijäksi. Konekannassa on moderneja 5-akselisia työstökoneita, ja robotiikkaa ja automaatiota hyödynnetään yhä enemmän. Toimintaa kehitetään jatkuvasti: viime vuosina on panostettu digitalisaatioon ja tehokkaampiin prosesseihin, ja vuonna 2023 valmistui hallilaajennus. Syksyllä 2024 käynnistyi lisäksi Refimex Components, joka palvelee teollisuutta varaosissa ketterästi ja ratkaisukeskeisesti.

1. Perustettu: 1988, Mänttä
2. Henkilöstö: yli 30 koneistuksen ammattilaista
3. Liikevaihto: noin 5,7 miljoonaa euroa (tilikausi 2025)
4. Laatu: ISO 9001:2015 -sertifikaatti koko yritykselle
5. Investoinnit: hallilaajennus 2023, 5-akselinen koneistus ja robotiikka

Kvaak on tehnyt Refimexin kanssa yhteistyötä pitkään. Olemme olleet mukana muun muassa Refimex Componentsin tuotteistuksessa ja brändäyksessä sekä muussa yhtiön markkinointityössä. Kun osaava ja moderni talo halusi katsoa omaa viestintäänsä uusin silmin, viestinnän auditointi oli luonteva askel.

Näin auditointi tehtiin

Auditoinnissa selvitettiin, miten tieto kulkee Refimexin arjessa ja juhlassa ja miltä yritys näyttää ulospäin. Työ alkoi huhtikuussa yhteisellä aloituspalaverilla, jossa sovittiin tavoitteista ja aikataulusta. Sen jälkeen edettiin vaiheittain:

1. Alustava selvitystyö: kävimme läpi näkyvän osan Refimexin viestintää
2. Henkilöstökysely: koko talolle suunnattu kysely toteutettiin Zef-järjestelmällä. Kyselyssä arvioitiin muun muassa päivittäistä viestintää, esihenkilöiden viestintää, kanavia, avoimuutta ja ulkoista viestintää, ja jokainen sai kertoa ajatuksensa myös omin sanoin.
3. Henkilökohtaiset haastattelut: haastattelimme ihmisiä satunnaisotannalla eri puolilta taloa, eri henkilöstöryhmistä. Haastattelut syvensivät kyselyn tuloksia.
4. Raportti ja toimenpidelista: kokosimme havainnot raportiksi, joka käytiin läpi kumppanin kanssa, sekä toimenpidelistaksi, jossa jokaisella kohdalla on aikataulu, seuraava askel ja vastuuhenkilö.

Avoin mieli läpi talon

Auditoinnin onnistumisessa avainasemassa on tekijöiden sitoutuminen. Refimexillä asenne tiedonkulun kehittämiseen oli erinomainen ja teknologia-alan ammattilaiset halusivat aidosti kehittää omaa työtään. Esimerkiksi henkilöstökyselyyn saatiin loistava vastausprosentti ja todellisia, mietittyjä vastauksia. Näin tulokset kertovat luotettavasti todellisesta arjesta.

Kysely koettiin helpoksi, ja vastaajien mielestä siinä kysyttiin oikeita asioita. Kaksi kolmesta piti vastaamista jopa mukavana. Moni koki, että kysely antoi tilaisuuden kertoa omista kehitysideoista, ja ideoita myös tuli. Haastatteluissa toistui sama: Refimexillä uskalletaan puhua, ja luottamus on vahvalla tasolla.

Kyselyissä ja haastatteluissa näkyi myös ylpeys omasta työstä ja ymmärrys yhdessä tekemisen merkityksestä. Refimexillä on totuttu kehittämään koneita, menetelmiä ja osaamista, ja sama ote näkyi viestinnän kehittämisessä.

Mitä auditointi löysi?

Yksityiskohdat jäävät talon sisälle, mutta yleiskuva on selvä: perusta on kunnossa. Viestintäkanavia on sopivasti ja niitä pidetään toimivina, ohjeet ja rutiinit ovat kunnossa ja esihenkilöt koetaan helposti lähestyttäviksi.

Kehityskohteita kirjattiin noin kolmekymmentä. Ne koskevat pääosin arjen käytäntöjä, kuten sitä, missä ja milloin asioista kerrotaan ja kuka niistä huolehtii. Juuri tällaiset asiat on helppo korjata, kun ne on kerran tunnistettu ja kirjattu yhteiselle listalle. Ulkoisessa viestinnässä vahvuuksia on paljon: Refimex on työpaikka, jossa halutaan työskennellä.

Hyödyt koko henkilöstölle

Toimiva tiedonkulku helpottaa jokaisen työpäivää aidosti. Hyödyt näkyvät talossa monella tavalla:

1. Jokainen tietää paremmin, mitä on tulossa ja voi suunnitella työnsä rauhassa. Tämä antaa tilaa ammattitaidolle ja tuo valtavasti etuja sekä tekijöille että yhteiseen hyvään.
2. Aikaa ei kulu puuttuvan tiedon selvittelyyn ja saman asian kyselemiseen monelta. Tämä näkyy suoraan tuotannon ja tilaus-toimitusketjun virheissä.
3. Uusi työntekijä pääsee nopeammin sisään, kun viestintä on osa perehdytystä. Tämä luo turvallisuutta ja kehittää yhteishenkeä.
4. Turvallisuuteen liittyvä tieto tavoittaa kaikki ajoissa ja laadukkaana. Ensiarvoisen tärkeät turvallisuusohjeistuksen seikat ovat mietittyjä ja selkeitä.
5. Asiakkaat ja kumppanit saavat yrityksestä yhtenäisen kuvan. Kaikilla on sama suunta, strategia on yhteinen ja helppo omaksua joka puolella taloa.
6. Työpaikan veto- ja pitovoima vahvistuu, kun hyvä arki ja osaavat ihmiset näkyvät myös ulospäin.

Mitä seuraavaksi?

Toimenpiteiden toteuttaminen tekee auditoinnin arvosta konkreettista. Lyhyen aikavälin toimet ovat listalla etusijalla, ja pidemmän aikavälin työ etenee niiden rinnalla. Raportti toimii ohjenuorana, jonka avulla viestintä ja tiedonkulku pysyvät oikealla kurssilla.

Seuraavaksi Kvaak kirjoittaa Refimexille viestintäkäsikirjan, johon kootaan sovitut toimintatavat ja vastuut. Käsikirja tehdään yhdessä talon kanssa: johto linjaa suunnan, ja jokaiseen lukuun on nimetty yhteyshenkilö Refimexiltä. Näin hyvät käytännöt jäävät elämään arkeen.

Usein kysyttyä viestinnän auditoinnista

1. Refimex ja Refimex Components
2. Kvaak! Mediacast: mitä brändi oikeastaan tarkoittaa?
3. Hallinnon kehittämishanke maaliin Leader-tuella

Kiinnostaako viestinnän auditointi?

Kerro meille, mikä teidän talossanne mietityttää, niin kerromme, miltä auditointi voisi teillä näyttää. Ota yhteyttä tai tutustu palveluihimme.